Chaque document était retapé depuis le précédent
Interventions sur site, chiffrage et administratif centralisés sur une personne
Le gain observé
Hypothèse de volume
Devis 45 → 5 min, contrat 30 → 0 min, rapport et certificat 60 → 5 min. Sur une quinzaine d'affaires par mois, environ 30 h.
Le contexte
Nettoyage de hottes et de conduits en cuisine professionnelle. Le cycle va de la visite de diagnostic au certificat de conformité, en passant par le devis, le contrat et le rapport d'intervention. Le tout vivait dans un tableur de chiffrage, un traitement de texte et une boîte mail.
Le problème
Le technicien relève tout sur papier pendant la visite. De retour au bureau, la responsable ressaisit dans le fichier de chiffrage, fabrique le devis, puis le contrat, puis — après l'intervention — le rapport et le certificat. Chaque document repart du précédent, à la main. Les prix varient d'un devis à l'autre selon qui l'a fait, et les certificats, qui sont réglementaires, partent en retard.
Ce qu'on a construit
Le technicien remplit sur son téléphone un formulaire déjà pré-rempli avec les coordonnées du prospect. Le devis chiffré et le contrat sont générés, rangés dans le dossier du client et envoyés par mail. Après l'intervention, un second formulaire produit le rapport avec photos et signature du client, ainsi que le certificat de conformité.
Ce qu'on a laissé intact
Le modèle de coût de l'entreprise n'a pas été touché : c'est son propre fichier de chiffrage qui calcule, avec ses taux, sa marge et ses majorations. Si la responsable corrige un prix à la main, le contrat se régénère à partir du fichier corrigé.
Ce que ça a changé
Le devis peut partir avant que le technicien ait quitté le site. Et la marge ne dépend plus de qui a fait le chiffrage.